S’il te plait Deloitte, dessine-moi une GreenHouse !

 

Pour cette dernière demi-journée de session Juilletiste, nous avons eu le plaisir de découvrir la GreenHouse de Deloitte (son Innovation Lab). Yann Glever, directeur de l’innovation de Deloitte France, nous a chaleureusement accueillis et « stimulés » sur le thème du Lieu collaboratif !

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  1. La GreenHouse, qu’est-ce que c’est ?

La GreenHouse de Deloitte à Neuilly, c’est un lieu, animé et pensé pour permettre à des équipes constituées autour d’un problème, de s’immerger dans un lieu entièrement dédié à la créativité et passer sans douleur (avec plaisir même !) de l’intention à l’action. Ce lieu a été créé en étroite relation avec le Comex, condition de sa réussite !

Le nom « Greenhouse » (serre en anglais), évoque la capacité du lieu à faire éclore les idées (mot également largement utilisé dans la culture de cannabis d’après Google !). Il s’agit, au-delà du lieu, d’un véritable écosystème pour favoriser l’imagination, l’innovation, réfléchir à des modèles alternatifs.

C’est l’un des 20 laboratoires, tous labellisés GreenHouse et conçus localement, que possède Deloitte à travers le monde (12 pays au total), au service principalement de ses clients mais aussi, au cas par cas, de ses 225.000 collaborateurs dont les grands métiers sont l’audit, le conseil, le juridique et la gestion des risques.

Image2 Ce qui pose une question essentielle : ces Labs n’ont pas trouvé l’engouement attendu au sein de l’entreprise qui les utilise pour ses clients… les métiers concernés seraient donc plus réticents que d’autres aux méthodes de travail innovantes ? Comment les faire adhérer à une nouvelle façon de faire ? Question restée sans réponse, Deloitte ayant fait le choix stratégique de dédier cet espace à ses clients.

 

  1. La GreenHouse, à quoi ça sert ?

Le lieu facilite opérationnellement les 4 « I » :

  • Idéation : générer et capter de nouvelles idées, impulser la culture du changement
  • Incubation : transformer les idées en prototype et, in fine, en offre.
  • Immersion : faire émerger la solution du collectif (unité de temps, de lieu et d’action)
  • Innovation : accélérer l’innovation, enrichir et faire évoluer les offres de conseil en stratégie.

Et il propose un espace adapté à l’environnement disponible :

  • Version lieu fixe : 150 m² au dernier étage chez Deloitte à Neuilly sur Seine,
  • En version mobile : Pour une surface de 100 à 200 m², transportable par camion en quelques heures,
  • En version Kit Lab : 20 kg, transportable en voiture.

 

  1. Que faut-il pour créer une GreenHouse ?

Un espace ouvert et modulable

La création de la GreenHouse en version fixe, a nécessité quelques mois de réflexion (5), quelques mois de travaux (4), pas mal d’itérations et d’ajustements (chiffre secret).

Image3Partant du principe que « le lieu créé le lien », l’espace a été pensé le moins cloisonné possible, avec une modularité maximale (mobilier et équipement mobile, ilot central, espace boissons/snacking) pour favoriser le travail des participants en mode ateliers.

L’analyse de l’occupation de l’espace a été particulièrement poussée à l’aide des capteurs spécifiques pour pouvoir identifier les « zones inutilisées» et optimiser l’organisation de l’espace.

Parce qu’ils évoluent dans un environnement différent, plus proche de la maison que du bureau, les participants s’impliquent dans une démarche beaucoup plus collaborative, où le s échanges sont facilités.

En outre, la configuration du lieu est personnalisable et peut être modifiée en fonction de la nature et des besoins spécifiques à chaque atelier.

Des outils choisis et maîtrisés

L’animation des sessions s’appuie sur des technologies « utiles » mises à disposition des participants :

  • tablettes numériques,
  • Image4écran grand format tactile,
  • outils de visualisation et logiciels spécifiques (Yellow et Stormz par exemple),
  • tableau blanc virtuel,
  • etc.

Chaque session donne lieu à un travail particulièrement intense de préparation (probablement au lié au fait qu’il s‘agisse de clients externes) / répétition en amont de façon à tirer pleinement partie des outils et éviter les bugs qui pourraient pénaliser le bon fonctionnement d’un atelier.

Sur l’écran tactile, Yellow, l’application de tableau blanc, sur laquelle arrivent les post-its virtuels des participants depuis leur smartphone ou à partir de l’écran lui-même.

Image2 Peut-être que dans une configuration atelier en interne, les bugs seraient vus comme autant d’occasions d’être agiles…

Parmi les outils de brainstorming digital mis à disposition, on peut détailler en particulier :

  • Yellow : il s’agit d’une application de tableau blanc virtuel via laquelle les participants peuvent coller et manipuler des post-its directement et/ou à partir d’une app mobile,
  • Stormz : il s’agit d’un outil de brainstorming numérique utile dans le cadre d’ateliers collaboratifs donnant lieu à partage d’idées pour co-créer un plan d’action. Cette solution présente l’intérêt de pouvoir anonymiser les contributions ce qui permet de libérer les expressions des participants de tout cadre hiérarchique.

En complément, l’équipe de la GreenHouse utilise d’autres supports de jeu comme Lego Serious Play ou de bons basiques comme les Kapla. Yann innove sans cesse et nous a notamment transmis son approche toute personnelle des personna avec une pascotte customisable de lapin ou d’ours ! Leurs clients en feraient presque des doudous, réclamant le droit de les garder post atelier !

Enfin, des applications ad hoc ont été développées :

  • SAM (Software Asset Management) Lab est un logiciel qui aide les entreprises à mieux gérer leurs licences logicielles,
  • Easy Risk est une application conçue pour aider les clients à cartographier leurs risques.

Ces méthodes et outils de travail permettent :

  • De stimuler les échanges même pour les plus introvertis.
  • D’éviter les guerres de chapelle et autres conflits d’intérêts dans l’organisation, en privilégiant l’émergence des idées versus qui en est à l’origine.

Un réseau interne et externe

En interne, la GreenHouse peut s’appuyer sur le vivier des métiers et des experts pour générer des idées.

En externe, le laboratoire dispose d’un écosystème d’environ 200 partenaires (réseau de start-ups, écoles associées, experts venus d’autres champs disciplinaires comme des psychologues, des designers, des spécialistes de l’Open Innovation, des datas scientists,…).

Cela permet d’appréhender les écueils éventuels pouvant être évités.

Image2 Une autre manière de faire serait de s’appuyer sur l’expérience et le retour utilisateurs pour optimiser la façon de faire, alternative plus…économique !

Une équipe agile, apprenante et solide

Yann Glever a monté une équipe dédiée quasiment à 100% à la GreenHouse.

Son approche combinant un lieu dédié à l’innovation et la manière d’y réfléchir elle-même innovante, rencontre un franc succès auprès des clients externes de Deloitte, à tel point que même si aujourd’hui l’interne avait l’idée de s’initier à l’innovation collaborative, elle aurait grand peine à trouver un créneau de disponible… !

 

  1. Que fait-on dans un lieu comme la GreenHouse ?

La Greenhouse et son équipage a déjà appliqué les principes et les outils précédemment décrits à de nombreux projets comme conduire la transformation digitale d’une entreprise, optimiser des investissements logiciels, cartographier la gestion des risques ou encore permettre à un cadre dirigeant de réorganiser une roadmap dont le timing était intenable.

L’offre de la GreenHouse s’est progressivement enrichie et se décline désormais autour de 4 formes de Labs possibles :Image5

Concrètement, la GreenHouse propose 10 types de sessions :

  • Comex Lab
  • Change Lab
  • Change Management Lab
  • Fast Track Lab
  • Innovation Lab
  • Risq Lab
  • Transition Lab
  • Analytics Lab
  • Collaboration inside Lab
  • Pass Repreneur Lab
Image2 Ce qui ressemble étrangement à une gamme de produits… cela pose question aux co-designers en herbe que nous sommes, s’il y a co-création dans co-design, pouvons-nous vraiment pré-attribuer une mécanique d’atelier à une problématique ?

 

  1. La GreenHouse, c’est rentable ?

La GreenHouse, c’est un Capex important (plusieurs centaines de milliers d’euros pour la conception et l’installation) et un Opex constitué d’une petite équipe (à préciser), de beaucoup de consommables (solides et liquides), de coûts informatiques (licences, maintenance) et logistiques (labs mobiles).

C’est un centre de profit et un breakeven rapidement atteint (plus rapidement même qu’au BP), avec 80 Labs en 18 mois. C’est aussi des retombées importantes en termes d’images et un outil destiné à accompagner la propre transformation des équipes en interne.

Image2 Dommage qu’il n’y ait pas d’évaluation des économies, voir des gains au-delà des ateliers in situ, à savoir les conséquences sur le long terme de cette façon de faire différente (incluant la robustesse des solutions conçues lors des sessions hébergées par la GreenHouse). Car pour la plupart des Labs qui se montent, l’intérêt est bien de faciliter la collaboration au sein des entreprises où ils se trouvent, et là le modèle économique diffère radicalement !

 

  1. Quels sont les principaux challenges / points de vigilance pour la GreenHouse ?

Perçue à son origine comme un OVNI mais maintenant partie intégrante des atouts de Deloitte, la GreenHouse doit rester vigilante face à plusieurs dérives possibles :

  • Un coefficient d’utilisation trop important qui dégraderait la qualité des prestations actuelles et mettrait l’équipe dans une situation moins favorable,
  • Une instrumentalisation interne préjudiciable à son indépendance et, in fine, à la richesse de ses apports aussi bien internes qu’externes,
  • Une routinisation trop sclérosante alors que d’autres structures « concurrentes » apparaissent (Accenture,…),
  • Une approche trop « copyrightée » antinomique avec l’esprit open innovation et orthogonale avec la capacité démontrée jusqu’à présent de renouvellement permanent

 

  1. What’s next : GreenHouse 2.0 ?

D’ici quelques mois, la GreenHouse quittera – non sans regret – le 9ème étage du 136 avenue Charles de Gaulle à Neuilly pour rejoindre la Défense et doubler de superficie par la même occasion (133 m² à 260 m²).

Il s’agira de capitaliser sur 2 années d’expérience riches, sans tomber dans le piège d’un copier-coller x 2.

Et de voir si certaines de nos préconisations faites in utero seront reprises…

Rendez-vous est pris pour 2017 !

 Image6 À Yann de nous avoir accueilli à la GreenHouse, merci pour sa transparence et son sens du partage (certitudes et questionnements, enseignements et questions restant en suspens).

Et pour terminer deux citations à garder :

« Je préfère demander pardon que de demander la permission ! »

« Si vous n’apprenez que des méthodes, vous serez liés à ces méthodes, mais si vous apprenez des principes, vous pourrez inventer vos propres méthodes »

 

Merci à Yann Glever pour son intervention !

Restitution proposée par Carine Garet-Ramé & Pascal Masson, participants du Diplôme Universitaire Codesign.

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