Le Modèle de Cadrage, un langage commun…

« Comme pour l’autonomie, le collaboratif ne se décrète pas, il se vit. », nous dit Philippe Vlaeminck, facilitateur d’innovation collaborative, citant d’ailleurs peut-être quelqu’un d’autre…

Il n’y a pas de doute, le collaboratif est une formidable source d’engagement, nettement plus riche que le modèle « top-down » tant décrié. Pourtant, nous serions tentés de proposer à nos clients, partenaires et utilisateurs des dispositifs collaboratifs clés-en-main. Par souci de récursivité, de justesse de la démarche et aussi pour susciter l’engagement des sponsors, le codesigner n’impose pas une solution sur étagère, toute faite.

[Il existe des exceptions à ce principe de sur-mesure. Vous pouvez parfois rencontrer des facilitateurs qui appliquent dans certaines situations des « protocoles« , qui sont des processus collaboratifs standardisés. On s’éloigne ici probablement du codesign… NDLR]

Par conséquent, le rôle du codesigner est aussi de faciliter la démarche de qualification en amont et pendant le projet, au travers de réunions de qualification avec les sponsors, que l’on appelle couramment sponsors meetings ou encore réunions de cadrage.

Il s’agit par là de clarifier les intentions des sponsors et de co-créer le dispositif en adéquation avec les contraintes spécifiques du projet. Comment animer de tels sponsor meetings et atterrir sans passer par la case top-down ? Comment garder la maîtrise sur l’avancée du projet sans rentrer dans la manipulation ? Comment apporter notre « expertise » dans le collaboratif sans l’imposer comme une norme ?

Imaginez alors les sponsor meetings comme des conversations libres, a priori sans conclusions prédéfinies, entre vous (codesigner) et les sponsors de la démarche. Lors des sponsors meetings, vous cherchez à qualifier de manière systémique les éléments constitutifs du projet (ou l’atelier, le programme, ou encore de la campagne d’innovation à venir). Pour cela, vous vous aidez du modèle de cadrage (fig.1) pour vous repérer dans l’avancée de cette phase.

Figure 1. Les éléments du modèle de cadrage

Le modèle de cadrage  regroupe les éléments tels que :

  • Le contexte du projet : l’environnement dans lequel le projet va évoluer, ce qui le précède et l’état d’esprit dans lequel il s’insère.
  • Les objectifs du projet, ses intentions et ses enjeux
  • Les acteurs et leur rôle : sponsors, participants, contributeurs, équipe dédiée, partenaires, …
  • Les inputs: ce qu’il faut avoir avant de pouvoir commencer
  • Les outputs: ce que l’on doit avoir produit de tangible durant et à la fin du projet
  • Le process: format, séquences, déroulé, démarche…
  • Le dispositif logistique, les moyens, le planning, …
  • Les next steps : à itérer à la fin de chaque sponsor meeting.

 

Figure 2. Le modèle de cadrage se traite de manière itérative et non-linéaire

Le modèle de cadrage n’est pas figé et chacun des points cités ci-dessus peuvent être traités dans n’importe quel ordre. Seulement, ces éléments sont interdépendants, il est nécessaire de les traiter de façon itérative et toujours non linéaire (fig.2) jusqu’à obtenir un résultat satisfaisant. Le résultat est alors consigné dans un document de cadrage qui sert de base à tous les acteurs pour mettre en œuvre le dispositif.

Chaque sponsor meeting est par conséquent différent. Évidemment chaque phase de qualification variera d’un client à l’autre, mais vous savez toujours où vous mettez les pieds grâce au modèle de cadrage. Quelque soit le contexte et les acteurs, vous êtes en capacité d’avancer.

Le modèle de cadrage est comme une référence dans l’écosystème et fait office de langage commun entre les codesigners, facilitant la transmission d’information et l’onboarding de nouvelles personnes.

Peut-on alors extrapoler ce modèle à la conduite de projet ?

Pouvons-nous nous passer des modèles de gestion de projet en cascade (waterfall) et tenter une approche désordonnée en apparence mais beaucoup plus en phase avec l’état d’avancement du projet ? Est-ce que différents projets, aux objectifs et environnement différents peuvent avancer dans un même dispositif collaboratif ?

C’est le pari que fait le modèle ParKour, crée par le collectif Codesign-it!. Le principe de ParKour est de faire avancer des projets de manière asynchrone, non-linéaire et itérative dans un environnement mis en place spécifiquement pour favoriser l’innovation et la dimension collaborative. Le dispositif doit par conséquent permettre aux équipes projet d’être autonomes dans leur navigation dans le dispositif comme dans la réalisation de leur projet. L’enjeu de ParKour est de permettre à différents projets, aux objectifs et environnement différents d’avancer dans un même dispositif collaboratif.

Restitution proposée par Léo Veyrier, participant du Diplôme Universitaire Codesign.

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