L’exercice de la représentation visuelle a un impact sur la transformation collaborative des organisations !

Documentation de l’expérimentation Codesign-it!

L’exercice de la représentation visuelle a un impact sur la transformation collaborative des organisations !


Le 6 décembre dernier, le Pôle Transformation récemment créé au sein du Conseil Supérieur du Notariat (CSN) s’est réuni pour un premier séminaire d’équipe.

Les objectifs – fixés en amont avec la directrice du Pôle, Françoise Vichot, et plusieurs représentants des services qui le constituent – sont de mieux définir ce qu’on entend par « Transformation », mieux identifier les missions du Pôle et de ses différents services ; pour mieux travailler en équipe et avec leurs clients. Vaste programme au service de l’objectif principal de ce premier séminaire : celui de mieux se connaître.

La représentation visuelle a été choisie comme fil rouge de la journée mais aussi comme le moyen de faire vivre une expérience « transformante » aux trente participants.

A la fin de la journée, on considère que le séminaire est un succès. En quoi la représentation visuelle y a-t-elle participé ?

La représentation visuelle c’est de la facilitation graphique, du scribing, de l’illustration et de la modélisation. Et tous les membres du Pôle transformation du CSN y ont goûté le 6 décembre dernier.

D’abord à travers l’environnement au sein du 10CO – lieu de rassemblement des membres du collectif Codesign-it, dans lequel ils organisent aussi des sessions avec leurs clients – créé pour être source d’inspiration et dans lequel Keith Haring, Jean-Michel Basquiat et Banksy s’invitent par exemple sur les murs.

Les facilitateurs graphiques, eux, rythment la session en scribant les échanges.

Ensuite et tout au long de la journée, ils accompagnent les membres du Pôle Transformation du CSN dans leurs productions. Finalement, et en faisant collectivement l’expérience de la représentation visuelle, ces derniers deviennent les acteurs principaux de leur transformation.

Cela commence par une mise en jambe : « Picasso dans le sac ». La consigne est simple : « Prenez la feuille A4 qui vous est donnée. Glissez-la dans le sac. Prenez votre stylo. Mettez la main dans le sac. Et dessinez le portrait de votre binôme. Vous ne pouvez pas regarder le dessin que vous êtes en train de réaliser. Et vous n’avez pas le droit de lever votre stylo. Tout doit être fait d’un trait continu. » On peut sentir une légère appréhension au début de l’exercice mais les participants se laissent aller très rapidement. Finalement, tout le monde est capable de dessiner. C’est décomplexant et ça fait du bien !

Ensuite et en trois temps dans la journée, les participants ont créé leurs propres œuvres graphiques. Feutres, ciseaux, journaux, pochoirs, dessins, et panneaux vierges à disposition, ils sont répartis en quatre groupes et travaillent à la représentation visuelle :  

  1. De la transformation en soi
  2. Du Pôle Transformation et de ses services
  3. De ses missions et de son rôle au sein du CSN

A chaque temps, chaque groupe se dirige vers une œuvre voisine ; sauf une personne qui reste garant de l’œuvre réalisée jusqu’alors, et est en charge de la commenter aux nouveaux arrivants. Les œuvres deviennent alors les réalisations d’un maximum de participants.

Les moments de représentation visuelle sont ponctués par d’autres temps d’échange et de modélisation qui donnent de la matière à la représentation visuelle qui suivra. Par exemple :

  • Des vidéos introductives des Sponsors du Projet de transformation du CSN : Jean-François Humbert, président et David AMBROSIANO, premier vice-président du bureau du CSN.
  • « Dans la peau de », pour décrire ce que fait une entité du Pôle Transformation que l’on ne connaît pas forcément bien
  • Des témoignages et échanges en plénière avec des clients du pôle transformation
  • Des réflexions en sous groupes sur le « Pourquoi, Comment, Quoi » du Pôle de transformation : sa raison d’être, son rôle futur, ses marqueurs, ses valeurs, ses livrables, etc.

En fin de session a lieu le vernissage : les œuvres sont affichées et présentées par leurs auteurs.

 

Quelques témoignages des membres du Pôle Transformation :

« J’ai été impressionnée de ce que nous avons réussi à faire ensemble, et cela même en changeant de groupe de travail régulièrement. Tout le monde était partant. Et des personnes, peut-être moins expressives à l’oral, ont sûrement été plus à l’aise pour participer. »

« Cela paraissait difficile au début puis c’est devenu de plus en plus facile. On laisse de côté nos complexes. On se lâche et les réserves ou appréhensions se lèvent. »

« Cela nous oblige à simplifier et à aller à l’essentiel. C’est ludique et récréatif. Cela nous permet de sortir du cadre et de penser autrement. On s’en souviendra en bien. »

« On sent de l’envie et du dynamisme. Cela nous permet de parler avec plus d’émotions et on prend conscience de manière assez viscérale. »

« Cela permet de se connaître et c’est convivial. Cela permet plus d’interactions. On ne peut pas être tout seul. Et en plus, cela abolit la hiérarchie. »

« La valeur ajoutée se trouve beaucoup dans la partage autour de l’œuvre, au moment de sa création et de sa présentation. Les moments de réflexions, en dehors du travail sur l’œuvre sont absolument nécessaires pour nourrir le travail graphique. »

« Demain, on pourrait afficher nos œuvres dans nos bureaux. Cela pourrait donner de bonnes idées à d’autres. On pourrait aussi avoir un tableau blanc pour partager les informations, cela nous éviterait de nous répéter ou de trop croiser les discours. »

Les membres du Pôle Transformation du CSN ont participé à leur séminaire avec envie, engagement et dynamisme. Et cela malgré le changement de programme ! Car oui, le 6 décembre dernier dès la première heure, l’arrêté relatif à la deuxième vague de création de 733 nouveaux notaires pour les deux prochaines années, est publié et bouscule l’agenda de la journée. Le Pôle Transformation du CSN – car c’est son rôle aussi – a donc comme priorité de prendre en compte et communiquer sur cet arrêté auprès du notariat. L’équipe de facilitation Codesign-it repense alors le planning de la session et faute de temps, l’un des sujets initialement au programme ne pourra être traité dans le détail. Il devra faire l’objet d’une seconde étape de réflexion ; ce qui a pu générer une légère frustration chez certains des participants.

Ce qu’on remarque surtout c’est que l’équipe de facilitation et les membres du Pôle Transformation ont réussi, même si tout a bien été pensé avant, à s’adapter et innover pendant. C’est rassurant finalement, surtout quand on parle de transformation ! Le choix a donc été fait de se concentrer sur la facilitation graphique et la production de l’œuvre en gardant en tête l’objectif principal de mieux se connaître.

Objectif rempli en partie grâce à la représentation visuelle ! Car elle fédère et permet de construire en collaboration en un temps record. Elle est une occasion de se connaître, de partager et de se reconnaître. Elle permet d’imprégner et de garder en mémoire. Elle aide à construire la pensée, à structurer et à donner du sens.

En attendant le prochain séminaire et de retour dans leur environnement « naturel » avec leurs œuvres, les participants pourront réfléchir à la mise en pratique des résultats de leurs premiers échanges du 6 décembre.

 

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