Digital Sprint @Codesign-it!
Le collectif Codesign-it se réorganise pour contribuer aux défis de la crise en cours : retour d’expérience et guidelines de la facilitation à distance.
Un Sprint chez Codesign-it, c’est un temps privilégié de regroupement de ses membres, sur une journée, organisé de manière générale au 10-12CO, lieu de rassemblement parisien du collectif. L’objectif d’un Sprint c’est de faire évoluer les pratiques du collectif. Chaque Sprint a sa coloration et il a été décidé au pied levé (le 10 mars dernier) que, contrairement à la thématique préparée depuis 3 semaines, celui du vendredi 13 mars porterait sur :
Répondre à des problématiques complexes collectivement et notamment par la facilitation et le codesign est bien le cœur de métier de Codesign-it ! On sent le collectif bien déterminé à mettre à profit son expertise actuelle déjà expérimentée chez ses clients, à la faire évoluer, et à la partager.
« Ne repoussons pas et n’annulons pas mais faisons différemment. »
Cette journée a donc été le point de départ d’une nouvelle organisation pour le collectif. Elle a également été l’occasion de produire un retour d’expérience et de regrouper les bonnes pratiques de la facilitation non pas en présentiel, mais cette fois ci à distance. Le document complet structuré par thème de facilitation est mis à disposition de tous ici sous licence Creative Commons (CC-BY-SA).
Le sujet initial du Sprint de Mars était celui de la Transmission ; mais dans la semaine du 9 mars l’annonce du confinement se fait attendre. Les bureaux de Codesign-it, se sont donc réunis en cellule de crise. On a l’intuition que “le sujet le plus important à traiter ici et maintenant pour le groupe” est bien celui de la crise en cours et de la façon dont le collectif va pouvoir s’adapter et faire autrement [#EmbarquementDesSponsors&Participants]. Un sujet de fond donc, qu’il a été décidé de traiter à distance, par anticipation des mesures qui seraient prises la semaine suivante.
« Nous faisons face à un principe de réalité. On a décidé de shifter pour prendre le temps de :
Nous sommes tous co-responsables de cette session. » Nadège Lossouarn, membre du collectif et sponsor du Sprint du 13/03
Avec énormément de soin [#Facilitation] Carine Garet-Ramé et Aliénor de Monrédon, membres du collectif, ont pris en charge la facilitation de la session. Google Drive, Zoom et Klaxoon s’invitent aisément grâce à la maîtrise technique de Léo Veyrier [#ProjectManagement] qui tout au long de la journée en a assuré le bon fonctionnement et la prise en main des outils par les participants.
« Nous, équipe de facilitation, étions dans une situation hybride, car à la fois facilitateurs et parties prenantes. Nous nous sommes efforcées de raisonner dans une configuration où nous étions externes au sujet. » Carine et Aliénor, membres du collectif et facilitatrices du Sprint du 13/03
Le 13 mars dernier, 27 personnes sont donc connectées à l’application Zoom, chacune via son ordinateur, qui devient l’espace de discussion central pour tous [#ProjectManagement]. Toutes les productions sont documentées pour que les absents puissent prendre connaissance des travaux et qu’ils deviennent contributeurs pour la suite.
Pour assurer l'embarquement de tous notamment sur l’outil Zoom, la journée démarre 30 minutes avant pour vérifier les connexions. Ensuite on doit prévoir un temps de prise en main de l’outil (Comment je fais si je veux parler ? Attention à muter mon micro si je ne parle pas ! Comment me manifester si j’ai un problème technique ? etc.) et de partage de bonnes pratiques de ce qui marche ou de ce qui ne marche pas à distance. [#Facilitation]
Au démarrage, un thermomètre individuel « prends le pouls » des participants. [#Design] Et la très grande majorité se situe entre la 3ème et la 4ème réponse : « 3. C’est pas simple mais ça va / 4. Ça craint, mais c’est une opportunité »
Pendant ce temps d’inclusion, absolument nécessaire, [#Facilitation] on entend par exemple :
Autant de questions auxquelles le collectif a commencé à répondre pendant ce Sprint et qu'il continue à investiguer quotidiennement en ce temps de confinement.
On notera que le plus gros challenge pour les facilitateurs a été de prendre et sentir la température du groupe à distance et en particulier dans les sous-groupes qui ont été créés par la suite. S’il n’a pas été possible de le faire le 13 mars, l’équipe de facilitation suggère d’ailleurs que l’idéal est de pouvoir “se balader” dans ces break-outs pour prendre le pouls tout au long de la journée. [#Facilitation]
La session est pensée comme un Forum ouvert, ce qui semble le plus adapté à la situation d’urgence car « il est difficile de savoir ce sur quoi les participants ont besoin de travailler. » À distance en tous cas, il a fallu un design simplifié. Il est impossible prévoir un design aussi dense qu’en présentiel [#Design].
Le 13 mars, Carine et Aliénor proposent donc une « foire aux défis ». La première phase d'émergence de sujets (dont des propositions de la part des sponsors préparées en amont) est suivie d'un VWYF (Vote With Your Feet) sur Klaxoon. Un minimum de 3 participants est requis pour qu’un sujet soit sélectionné.
Les défis retenus sont :
Pour chaque round, une fois les groupes constitués, les participants sont splités en break-outs (salles de discussions séparées) avec Zoom et pour 1h de travail.
On se rend compte que les sous-groupes s’auto-organisent assez bien avec des consignes simples et claires : désigner celui qui prend les notes, si un facilitateur graphique est également en support, éventuellement qui facilite dans le sous-groupe, quel système pour prendre la parole, etc. [#Consigne]
Identifier des relais de facilitation pour assurer la fluidité du process dans les sous-groupes ; faire en sorte que les groupes se « passent la balle », se donnent la parole, permet de responsabiliser les participants au maximum. [#Facilitation]
Un support de restitution est préparé en amont par les facilitateurs [#Enviro] [#Prep] est mis à disposition des sous-groupes.
Le Process Manager via l’outil est en mesure d’envoyer des messages pour gérer le timing et le rappel des livrables attendus. [#ProjectManagement]
A chaque round, une restitution se fait en « plénière » pendant 45 minutes [#Design].
A l’issue de ces deux tours, les défis sont documentés et les porteurs des initiatives identifiés. Ces dernières dont déjà concrétisées ou se poursuivent encore aujourd'hui. Un succès certainement dû à l’intérêt que les membres portent au sujets qu’ils ont traités et à leur engagement dans le collectif.
D’ailleurs pour continuer à se tenir au courant, se rendre disponible et faire avancer les projets, le collectif à très récemment mis en place le 11CO, “le lieu qui fait le lien” entre les membres de codesign-it ! Un lieu de rassemblement digital, ouvert tous les matins à partir de 9h30 pour toute la journée. Pour se donner des news et faire des appels à contributions sur les initiatives du collectif. Les sujets en cours par exemple sont : « le test en ligne de module de formation au Codesign et à la Facilitation, la coécriture d’articles récurrents compilant nos témoignages illustrant comment notre mindset, nos gestes, nos principes de codesigners nous amènent à faire différemment en temps de confinement, la conception de sites web ParKour, la formation à la Facilitation Graphique,... »
On note également le soin particulier porté par les facilitateurs au bon déroulement de la session. Il y a des leviers de facilitation qu’on trouve évidents en présentiel et qu’on pourrait avoir tendance à oublier à distance. [#Enviro][#Prep] Pourtant ils ne sont pas moins importants et on ne devra pas négliger le “Fun” dans une configuration qui en a peut-être encore plus besoin ! On pense par exemple à l’environnement ou au lieu (l’ordinateur étant le lieu de discussion central, on peut mettre encore plus de soin aux templates de présentation, aux fonds d’écrans qui seront utilisés, etc.) Les icebreakers, les energizers et la musique (pilotée par le Process Manager) sont aussi des leviers essentiels pour rassembler et connecter les participants à distance.
Comme d'habitude, la journée se termine par un temps de réflexivité. [#Design]
« Dès qu’on peut et encore plus à distance, il faut cranter, mesurer et communiquer les avancées. »
« Dès qu’on peut et encore plus à distance, il faut bouger ! Rythmer physiquement la journée. »
« Faciliter à distance, ce n’est pas collaborer à distance, ce n’est pas simplement digitaliser de l’interaction, c’est bien plus que ça. »
« Il faut davantage jouer avec le côté visuel ! »
« La contrainte c’est la distanciation sociale, cela pose une limite qui joue sur tout le reste. Il faut bien les connaître pour jouer avec en tant que facilitateur. »
« Attention à l’économie d’énergie des participants ! »
« Je suis éreinté. »
« Je suis reboosté. »
« Et si le prochain thème du DipCo était : « Comment faciliter à distance ? » ? »
Une journée riche d’apprentissages pour tous donc ! On retiendra particulièrement que l’outil est un moyen, non négligeable certes mais qui devra servir au mieux l’intention. Et que le design et la facilitation restent le centre du dispositif.
N’hésitez pas à partager le guidelines de la facilitation à distance ou à le compléter de votre propre expérience.
En attendant voici un avant-goût :
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