Carine Garet-Ramet - Aliénor de Monrédon - Léo Veryier
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Expérimentation
Voici la synthèse des retours d’expérience de l’équipe de facilitation du Sprint du collectif Codesign-it du 13 mars 2020 qui a réuni plus de 25 membres du collectif sur une journée. Vous y trouverez des recommandations par thématique de facilitation, puis nos apprentissages et nos idées pour faire autrement. Ce document est sous Creative Commons (CC-BY-SA), n’hésitez pas à partager et à abonder de votre propre expérience.
#SponsorMeetingÀDistance
Pour préparer cette session nous avons également fait les réunions de préparation à distance avec nos sponsors, pour cela il a fallu :
Créer un espace partagé en ligne (zoom.us)
Créer le document de cadrage en ligne pour compiler ce qui est dit et itérer en live (équivalent du whiteboard en présentiel) avec Powerpoint / google slides...
Prévoir également un canal de communication en plus pour pouvoir communiquer avec les sponsors si le réseau saute (exemple whatsapp).
Demander aux sponsors de prendre connaissance du document de cadrage mis à jour entre deux réunions.
Veiller à caler des créneaux de sponsor meeting avec tous les sponsors car l’embarquement en cours de route d’un sponsor est encore moins confortable.
Nb : Attention, la tentation est forte pour le sponsor qui serait présent physiquement de poursuivre des conversations en off. Il faut être encore plus vigilant à ne pas faire des discussions en one to one et les inviter à en parler lors du prochain SM quand les autres sponsors sont présents
#EmbarquementDesSponsors&Participants
Une session collaborative à distance requiert d’autant plus des participants motivés et concernés par le sujet traité qui doit être prioritaire à leurs yeux, sans quoi la participation sera limitée et la session peu productive.
Envoyer un mail en amont contenant :
Les outils (l’invitation à télécharger le ou les logiciels, se munir d’un casque, préparer leur environnement de travail, définir des modalités de partage de besoins…)
Le lien vers le dossier Google drive et documents partagés
Le lien vers les canaux de communication annexes (hotline technique et facilitation sur WhatsApp, SMS, ...)
Macro agenda avec les temps de connexion obligatoires
La liste des participants
Les objectifs de la session
#Design
Un design très simple et des temps de connexion limités : quelques séquences, une demie journée ou 2-3 créneaux d’1h30-2h répartis sur une journée.
Prévoir des breaks dans le design et/ou des temps de travail individuel hors connexion (exemple : 10mn toutes les heures, à ajuster au cas par cas).
Embarquer avec icebreaker/thermomètre/... pour s’assurer de l’inclusion des participants (jouer avec le fond d’écran, le +, le -, le chat, ...)
Prévoir systématiquement un temps de crantage/next steps dans le déroulé
#Enviro #Prep
Proposer des fonds d’écran pour ajouter du fun, partager l’humeur, le statut...
Penser à la musique, mais attention sur zoom notamment vous pouvez soit mettre de la musique soit discuter avec les participants mais pas les deux en même temps.
Préparer un Google Drive avec l’arborescence du session folder + mettre inputs à dispo
Output : prévoir un seul document de synthèse à compléter par les sous groupes (prévoir un slide vierge par sous groupe à compléter dans le doc de synthèse )
Prévoir une salle digitale dédiée à la production à terme #WarRoom, et un canal de back up en cas de bug de connexion.
NB : Idéalement l’équipe de facilitation est au même endroit : à distance il est beaucoup difficile de faciliter, d’être attentifs aux participants et d'interagir avec l’équipe de facilitation qu’en présentiel.
#Facilitation
Un message d’accueil pour dire qu’on sait que ça va être difficile de travailler à distance et qu’on a vraiment besoin d’une participation active. Si ce n’est pas possible pour certaines personnes de participer activement qu’ils le signalent !
Pas moins de trois personnes dans l’équipe de facilitation pour pouvoir assurer la continuité de la session et gérer le groupe en cas de coupure de connexion #jamaisseul.
Définir une ou des modalités pour prendre l’avis des participants ou identifier qui a besoin de prendre la parole de manière récurrente (ex : main levée sur Zoom, panneaux Help ! J’ai quelque chose à dire ! Ce n’est pas clair / ou autres outils d’expression visuelle)
Avoir des relais de facilitation dans les sous groupes : rôle endossé par un participant par sous groupe (contact avec le facilitateur sur un canal dédié, s’assurer que tout le monde parle, découvrir ensemble la consigne, remplir l’output)
Si quelqu’un s’absente qu’il le notifie selon une modalité définie en début de session et idem quand il revient.
#Consigne
Le document commun de synthèse pour tous avec toutes les consignes et les outputs de tous les groupes (pour s’assurer que tout participant puisse y avoir accès à tout moment).
Un seul outil par session et toujours au même endroit.
#MiseEnCommun
Demander aux sous-groupes de choisir qui va faire la restitution avant de revenir en plénière : ajouter un champ dans la synthèse “rapporteur”
Recommandation de la présence d’un FG pour les mises en commun ou d’un PM qui prend des notes a minima.
Les synthèses des sous groupes sont sur le document de synthèse partagé, donc pas de partage d’écran, tout le monde voit tout.
Réfléchir aux modalités pour pouvoir célébrer la mise en commun. (célébration croisée entre sous groupe) de manière visuelle ou sonore (partage d’applaudissements, de bruitages, accessoires célébrations, de post-it en plein écran...)
#ProjectManagement
Pour une session à distance il faut impérativement un outil de visioconférence + un outil document de travail modifiable par tous + channel de discussion
Clarifier les rôles à chaque temps : front facilitation, support technique et préparation des séquences suivantes (consignes/inputs)
En bref, les 10 commandements de la session à distance :
Un mail d’embarquement de tes participants en amont tu enverras
Toujours de la sainte trinité (la visioconf. + le doc partagé + le chat (pas celui qui fait miaou) tu seras accompagné
Seuls des participants hautement impliqués tu accepteras
Court dans tes designs tu seras, et des pauses impérativement tu intégreras
Les leviers de facilitation (musique, fond vidéo, energizers, …) tu n’oublieras pas
Un soin particulier aux “précautions d’usage de la session à distance” tu apporteras
Jamais seul tu faciliteras, côté techno quelqu’un maîtrisera, et des relais chez les participants pour les temps en sous-groupe tu trouveras.
Un document commun avec les consignes et les livrables tu partageras
A l’inclusion des fidèles et à leur niveau d’énergie très vigilant tu seras
Tes apprentissages au fur et à mesure tu partageras
