En 2020 Unicef France ouvrira son Lab d’innovation collaborative. Codesign-it accompagne la construction de ce lab, et fin janvier un atelier collaboratif est organisé pour répondre à la question : A quoi ressemblera ce dispositif ?
Pour codesigner l’atelier, Juliette Chevalier et Julie Zerlauth d’Unicef, Greg Serikoff et Mai-liên Nguyen-Duy de Codesign-it se retrouvent régulièrement en sponsor meeting .
Ils ont choisi de baser le design d’une session collaborative sur le modèle SCAN FOCUS ACT de MG Taylor. L’occasion de se replonger dans les possibilités qu’offre le modèle et d’observer son impact sur l’engagement des participants.
Parmi les modèles développés par Gail et Matt Taylor, SCAN FOCUS ACT est un des plus simple à comprendre. Ce modèle est très naturel, et distingue des "modes d'engagement" différents. Il permet concrètement de séquencer un atelier en 3 phases de durée (en principe) à peu près égale, avec de fréquentes boucles de rétroaction (FEEDBACK).
SCAN pour EXPLORER. On rencontre les différentes parties prenantes, en découvrant leurs intentions, contraintes et objectifs, on complète ses connaissances sur le sujet à traiter, on cherche des options, on partage des informations, on se créé un langage commun assez large, on observe, on conceptualise et on crée les conditions nécessaires à la recherche de solutions.
FOCUS pour FOCALISER. C’est l’étape où on creuse. On évalue et on fait des choix. On rejette certaines solutions, voire la majorité des possibilités pour ne se concentrer que sur quelques-unes qu’on va alors évaluer plus en détails et avec rigueur. On construit des solutions plus concrètes et tangibles que celles conceptualisées dans la phase de d’exploration. On les teste, on itère et on prend des décisions.
ACT pour AGIR. Les décisions prises dans la phase de focalisation permettent de relancer l’action. On a de quoi agir. Et on planifie cette action pour rendre ces arbitrages viables et résilients. On s’engage collectivement dans la mise en place de ces solutions.
FEEDBACK pour RÉTROACTION. On provoque et on régule fréquemment des boucles de feedback. Ces retours en temps réel peuvent prendre de multiples formes, et provenir de l’intérieur du groupe de participants ou émaner de personnes extérieures.
Ce que nous disent Matt et Gail Taylor, c’est que le modèle SCAN FOCUS ACT peut être joué de façon linéaire et cyclique dans sa version la plus conventionnelle : SCAN, FOCUS puis ACT puis à nouveau SCAN, … On évalue, on fait un choix et on agit.
Mais selon les circonstances, chaque étape peut nécessiter un temps variable. Le tout peut s’enchaîner très rapidement comme prendre des semaines. Ou alors l’action très rapide aura nécessité un temps de SCAN ou de FOCUS beaucoup plus longs ou inversement.
Matt et Gail Taylor ajoutent que le modèle mérite de vivre dans le monde réel et d'être exploré. Accepter donc de transgresser la règle ! Le modèle n’est pas forcément que linéaire et cyclique. On peut, avant d’agir, passer par des phases successives d’exploration, de focalisation puis à nouveau d’exploration, et de focalisation etc. ou alors agir et analyser les résultats ensuite. On se rend compte alors que le champ des possibles est immense et que les combinaisons dans le modèle sont infinies dans la mesure où elles répondent au besoin défini. Un modèle malléable donc, plus complexe et robuste qu’on ne l’a imaginé au départ.
Le modèle SCAN FOCUS ACT - et c’est là qu’on le distingue d’une méthodologie - est un outil à penser. Il donne un cadre de pensée là où une méthodologie va prescrire un process.
On peut par ailleurs y associer une courbe d’engagement ou d’énergie des participants. On mesure l’intensité sociale, émotionnelle, d’engagement et de production en fonction du temps et donc des étapes du modèle.
Si on prend le cas du modèle dans sa version linéaire sur une journée on peut modéliser la courbe de la façon suivante.
Interprétation : Les participants arrivent en général avec un bon niveau d’énergie et d’engagement car on l’exercice proposé est différent du quotidien. Le SCAN participe à l’augmentation de ce niveau d’énergie grâce à la découverte de nouvelles personnes, de nouveaux sujets. Le FOCUS creuse et est généralement un peu plus laborieux ; il oblige à des renoncements c’est parfois décourageant . Pourtant on a contribué pendant cette phase à faire des choix individuels et collectifs et cela permet d’avancer. Un sursaut arrive alors, car on se rend compte qu’on est prêt à s’organiser. Le moment de l’ACT, parce qu’on se met en mouvement et qu’on « agit », réinstaure une dynamique collective très positive dans la session.
« Cette courbe est sûrement un peu caricaturale, mais c’est à peu près ce qui se passe en général. La conception de l’agenda d’un atelier collaboratif est plus facile, avec un résultat bien plus convaincant en prenant en compte cette courbe. »
Greg Serikoff, membre de Codesign-it!
Dans le cas d’Unicef, l’étape d’ACT concernera un nombre limité de sujets, considérés comme prioritaires à ce stade dans la définition du Lab. Pourtant l’équipe d’intégration souhaite recueillir de façon exhaustive les besoins et envies des participants encore non identifiés à ce jour, et qui pourraient permettre de définir un pré-plan de charge du Lab.
A un moment dans la session on demandera donc aux participants de répondre à la question suivante : « Qu’est-ce que j’ai, moi, comme problème, comme sujet, comme projet, que je voudrais que le Lab l'Unicef accompagne ? »
Pour savoir quel est le meilleur moment pour poser cette question, on peut se référer à la courbe présentée ci-dessus.
« Il vaut mieux ne pas la poser en fin de FOCUS. Les réponses risqueraient d’être proportionnelles au niveau d’énergie de la salle à ce moment-là. Le moment le plus opportun est probablement en fin de SCAN ou en fin d’ACT. »
Greg Serikoff, membre de Codesign-it!
Dans le cas d’Unicef, le choix est fait de poser la question en fin de SCAN. « On préfère avoir une idée du périmètre du Lab avant de rentrer dans le cœur des sujets de dimensionnement qui seront traités dans la phase d’ACT. »
Pour en savoir plus sur le modèle Scan Focus Act, en anglais…
Cette œuvre de Codesign-it! et Fanny de Font-Réaulx est mise à disposition selon les termes de la licence Creative Commons Attribution – Partage dans les Mêmes Conditions 4.0 International.